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Vous vous retrouvez face à des tâches administratives que vous n’avez plus le temps, les compétences ou l’envie de gérer ? Que ce soit en tant que particulier ou professionnel, il s’avère de plus en plus fréquent de vouloir externaliser cette gestion. Vous souhaitez vous renseigner sur le tarif d’une aide administrative ou d’une prestation de service administratif pour choisir le meilleur rapport qualité-prix ? Passons en revue les différents services que peut rendre une assistante administrative et leurs coûts de revient moyens.
Quelles sont les prestations d’assistance administrative ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise ou son secteur d’activité, il faut admettre que la gestion administrative joue un rôle crucial dans son bon fonctionnement.
Les services administratifs englobent l‘ensemble des missions administratives et organisationnelles qui incombent à l’entreprise. Pour autant, ces tâches s’avèrent souvent perçues comme chronophages ou difficiles à gérer.
Voilà ce qui explique pourquoi de nombreux particuliers et entrepreneurs délèguent la prestation de services administratifs auprès de professionnels extérieurs. Ils leur confient des tâches très variées :
- Traitement du courrier
- Gestion de l’agenda et des e-mails
- Gestion du standard téléphonique
- Planification des rendez-vous
- Gestion administrative
- Rédaction des courriers, des contrats et tenue des registres
- Gestion RH
- Suivi des paiements, relance des impayés
- Création des fiches de paie
- Précomptabilité
- Réalisation des déclarations administratives
- Saisie de données
- Gestion commerciale
- Commandes de produits
- Numérisation et Archivage des documents
- Marketing et communication (création de site Internet et gestion de celui-ci, animation des réseaux sociaux)…
D’ailleurs, selon le profil du professionnel retenu, le rôle de votre assistant administratif peut aller bien au-delà. S’il ne peut pas exercer le rôle d’assistant juridique, certains peuvent vous aider à améliorer l’organisation interne de votre entreprise et à optimiser vos processus.
Il endosse alors, selon vos besoins, le rôle :
- d’assistante de direction pour la gestion des ressources humaines
- de conseiller commercial pour superviser vos prospections et le suivi de vos clients
- de manager pour l’administration quotidienne de votre équipe.
Bon à savoir : un service d’assistance administrative peut aussi être proposé aux particuliers. Elle peut alors intervenir pour la rédaction de courriers, la réalisation d’un CV ou d’une lettre de motivation, la création de dossiers administratifs, diverses formalités et démarches en ligne.
Quel est le tarif horaire d’une prestation de service administratif ?
Le plus souvent, les tarifs d’une aide administrative oscillent entre 35 et 55 euros de l’heure, soit en moyenne environ 350 euros HT la journée.
Mais il existe d’autres modes de facturation qui peuvent se révéler plus ou moins avantageux.
Quels sont les facteurs de variations du prix d’une prestation de service administratif ?
Du fait qu’il n’existe pas de grille tarifaire standardisée, le taux horaire peut fluctuer en fonction de plusieurs critères. Les entreprises spécialisées ou l’intervenant lui-même décident des tarifs à appliquer en fonction de leurs propres critères.
Parmi les facteurs de variation :
- le type de prestation et les compétences nécessaires
- la complexité des prestations
- l’expérience du professionnel et les garanties apportées
- la fréquence des missions
- les modalités d’exécution de la mission (sur place ou à distance, en télétravail)
- les coûts complémentaires (frais de déplacement, frais de restauration…)
- les surcoûts potentiels pour exécution de prestations en urgence
- le mode de tarification : au temps passé, à la mission ou au forfait.
Quel est le mode de tarification le plus avantageux pour une prestation de service administratif ?
Dans l’Hexagone, on relève trois principaux types de tarification utilisés par les freelances ou les réseaux de prestataires en gestion administrative :
La facturation en fonction du temps passé
Comme vous l’aurez compris, cette tarification ne prend en compte que les heures réellement travaillées pour un service administratif. Ce mode de facturation se trouve particulièrement appropriée pour des missions prolongées et régulières.
La facturation en fonction de la mission réalisée
Également connue sous le nom de facturation au forfait, cette méthode assure un tarif fixe pour la prestation, indépendamment du temps que le freelance y consacre. Il lui revient donc de clairement définir la mission au préalable, en s’appuyant sur une expression des besoins soigneusement élaborée.
Il existe une grande probabilité pour que les tarifs pratiqués par votre assistant administratif augmentent en fonction de la complexité des tâches confiées. Cela permet à l’assistant de légitimer son expertise dans un domaine spécifique sans dévaloriser ses services.
En effet, les missions les plus complexes requièrent des compétences particulières, que tous les assistants administratifs ne possèdent pas. Ainsi, il faudra considérer certains éléments lors de l’évaluation du coût final d’un freelance.
La facturation mensuelle
Si la prestation de service administratif ne se facture pas à l’heure, vous risquez fortement de devoir payer un forfait mensuel ou même journalier dans certaines situations.
Dans un tel cas, vous n’aurez aucune surprise à la fin du mois : le tarif demeurera conforme à celui établi au début de la prestation.
Quels sont les avantages de faire appel à un prestataire de service administratif externalisé ?
Avoir recours à une secrétaire indépendante ou un assistant freelance pour gérer vos tâches administratives présente de nombreux avantages :
- Gain de temps précieux : vous pouvez déléguer les tâches qui ne vous passionnent pas et pouvez ainsi gagner du temps pour vous concentrer sur les missions essentielles pour vous.
- Accès aux compétences et à l’expérience d’un professionnel qualifié : le savoir-faire du prestataire vous permet de minimiser les erreurs et les oublis susceptibles de nuire à votre entreprise.
- Flexibilité et réactivité : en toute confiance, vous pouvez compter sur une grande adaptabilité de votre prestataire pour la réalisation de vos tâches administratives, quel que soit le type de missions demandées.
- Coût avantageux : l’un des principaux atouts, moins cher qu’un salarié, vous ne payez que pour le travail réalisé ou le temps consacré, et non les charges sociales, ce qui se traduit par de réelles économies pour votre entreprise.
- Sérénité : l’externalisation vous garantit la tranquillité d’esprit, sachant que vos tâches administratives sont prises en charge par des professionnels.
Bien choisir son prestataire de service administratif
Si vous envisagez d’externaliser vos démarches administratives, nous vous conseillons de comparer les profils des freelances disponibles afin de trouver celui qui répond le mieux à vos attentes. Toutefois, cette démarche peut nécessiter un certain investissement en temps.
Assurez-vous ainsi que votre professionnel dispose :
- des compétences nécessaires pour les missions confiées (compétences bureautiques)
- d’une expérience en administration des ventes, le cas échéant
- de sa capacité à gérer des documents comptables (maîtrise des logiciels de gestion, compétences en analyse financière ou en gestion de budget)
- idéalement, de connaissances et d’expérience sur votre secteur d’activité
- et d’un excellent savoir-être (ponctualité, discrétion, rigueur).
Par exemple, une secrétaire comptable ayant une expérience en gestion de PME saura mieux s’adapter aux besoins spécifiques des petites entreprises et TPE.
En revanche, pour des sociétés de type ETI, un assistant doté de compétences en gestion des ressources humaines et en organisation administrative, se révélera plus à même d’endosser un rôle de manager.
Comment réduire le coût d’une prestation de service administratif ?
Il existe plusieurs stratégies pour optimiser vos coûts tout en faisant appel à une secrétaire indépendante qualifiée :
- Définissez précisément vos besoins afin de maximiser son temps de travail et d’éviter de payer pour des services inutiles ;
- Considérez l’option d’un forfait mensuel ou de packs d’heures, qui peuvent être plus avantageux financièrement que des tarifs horaires si vous avez un volume de travail régulier à externaliser ;
- Utilisez des outils de gestion et d’organisation pour à réduire le temps requis pour certaines tâches administratives, ce qui rendra l’intervention de la secrétaire plus efficiente.
FAQ
Qu’est-ce qui impacte le coût d’une prestation de service administratif ?
Le coût d’une secrétaire indépendante varie en fonction de son profil, de son expérience, du type de mission demandée, du nombre de tâches, ainsi que du nombre d’heures requises.
Quelles sont les solutions pour profiter d’un service administratif à domicile ?
Que vous soyez particulier ou professionnel, vous pouvez bénéficier de prestations administratives réalisées par différents profils : une agence de service administratif, une secrétaire indépendante auto-entrepreneur.